Что такое RPA — роботизированная автоматизация процессов

Алексей Трефилов

Эксперт ELMA

Технология RPA (Robotics Process Automation) позволяет решать задачи бизнеса при помощи программных роботов. Программные роботы — это виртуальные офисные сотрудники. Они забирают на себя выполнение скучной монотонной работы, которой раньше занимались люди.

Использование RPA позволяет исключить риски, связанные с человеческим фактором, и ускоряет выполнение задач. Роботы имитируют действия, которые обычно выполняют люди: работают с данными, формами, создают отчеты. При этом, они работают быстро, без ошибок и без остановки. Одно из применений RPA – автоматизация бизнес-процессов.

Чем RPA отличается от обычной автоматизации

В отличие от других подходов автоматизации RPA использует пользовательский интерфейс для работы, а не привычные программистам API. То есть робот в буквальном смысле использует клавиатуру и мышь – работает с другими системами как человек, а не как программа.

Это позволяет использовать программных роботов для автоматизации даже там, где классические подходы автоматизации невозможны. Например, если в информационном пространстве используется устаревшее Legacy программное обеспечение. Или если нужно работать с внешней для бизнеса системой или государственным сервисом, а ваши собственные разработчики не имеют на это технических возможностей.

Кроме того, при внедрении RPA обычно не требуются программисты: роботов не нужно программировать, их нужно обучать. С большинством таких задач справятся отраслевые специалисты и аналитики. Внедрение RPA как правило осуществляется кратно быстрее внедрения классических ИТ-систем. Это позволяет получать результат очень быстро и экономно.

Параметр	RPA (технология)	RPA-платформа	RPA-система
Определение	Подход к автоматизации повторяющихся действий с помощью программных роботов	Программная среда для создания, настройки и управления роботами	Готовое решение, созданное на основе RPA-платформы
Назначение	Общая концепция роботизации бизнес-процессов	Инструмент для разработки и масштабирования сценариев RPA	Решает конкретные бизнес-задачи (документооборот, CRM и др.)
Гибкость	Зависит от применяемого решения	Максимальная — можно создавать свои сценарии	Ограничена готовым функционалом
Уровень внедрения	Стратегический, описывает подход	Технический, используется IT-командой или интегратором	Прикладной, используется конечными пользователями
Примеры использования	Автоматизация рутины и интеграция систем	Централизованное управление роботами в компании	Автоматизация бухгалтерии, HR или продаж

Какие задачи решает RPA

Программные роботы выполняют задачу, как делал бы её человек, используя клавиатуру и мышь. И потому роботизировать можно любые повторяющиеся операции, для которых написана четкая инструкция.

Основные задачи RPA

Перенос данных из одной системы в другую
Потоковое сканирование и обработка документов
Проверка информации на корректность
Заполнение экранных форм
Работа с таблицами в Excel, копирование и преобразование данных
Формирование отчетов

Чем хороши программные роботы

Программные роботы способны выполнять заданные операции безостановочно, быстро и безошибочно.
Поведение робота предсказуемо, а значит и результат предсказуем. Он работает в рамках смоделированного процесса, то есть соблюдая конкретные шаги и алгоритмы. Все шаги — в логе.

Чтобы роботизировать процессы не нужно длительное обучение и постоянная поддержка ИТ-специалистов. Процесс моделирования устроен просто, а это значит, что настроить RPA может отраслевой специалист, без помощи программистов.

Что RPA дает бизнесу

Внедрение RPA позволяет компании снижать издержки и повышать качество исполнения процессов.

Снижаются затраты на выполнение рутинных операций. Для человека выполнять монотонные операции с технической точки зрения несложно, но все это — часы оплачиваемого рабочего времени. Роботы в разы ускоряют ход выполнения задачи.
Меньше ошибок в процессе, выше качество и скорость их выполнения. Ежедневная рутина утомительная для человека, в то время как программным роботам все равно, с каким объёмами данных работать. Если есть инструкция, ошибок быть не может.
Экономнее масштабировать бизнес. Чтобы делать больше операций, достаточно подключить больше роботов.
Фокус специалистов смещается на более важные решения и процессы. Роботы забирают только простые задачи, исключить человека полностью из процесса они не могут.
Снижаются риски для компании. Нет ошибок — меньше риски. Когда речь о данных компании, её процессах и сотрудниках, цена ошибки высока.

Ограничения технологии RPA

Ограничения технологии следуют из ее преимуществ. RPA – отличный инструмент для автоматизации простых повторяющихся цепочек задач. Но эффективность инструмента падает при возрастании сложности задачи.

Ограничения технологии RPA

Обычно для этого используют BPMS, СЭД или ERP. Программные роботы работают бок о бок с людьми, закрывая наиболее скучные и монотонные задачи бизнес-процессов. RPA возьмет на себя рутину, а ваши сотрудники смогут выполнять более полезные задачи.

Бизнес-процессы выполняются быстрее, а количество ошибок в них падает. Продукт может взаимодействовать с разными BPM-системами, а также использоваться в качестве самостоятельного инструмента.

Где применять RPA-систему

Финансы и бухгалтерия

Создание инвойсов, загрузка и обработка данных о сотрудниках, заполнение и отправка платежных документов, обработка кредитных авизо, бухгалтерские операции в рамках закрытия месяца, обработка командировочных и представительских расходов, сверка документов по кредитной задолженности, создание банковский счетов для ипотечных клиентов, торговые расчеты, сверка счетов, контроль безопасности во избежании мошенничества.

Продажи

Роботизация всего цикла продаж: Работа с клиентской базой, заполнение и обновление данных в CRM, перенос данных из формы заявки, создание клиентского профиля, изучение данных о заказе, расчет скидки, отправка инвойса, обновление данных в ERP, результаты маркетинговых кампаний, создание и отправка отчетов, в том числе на основе данных из таблиц SAP.

HR

Онбординг и сопровождение: проверка формы заявки от соискателя и перенос данных, создание профиля сотрудника, запись в системы управление персоналом и расчета ЗП, создание заявки на техническое обеспечение нового сотрудника, создание больничных, создание отчетов SAP на веб-портале, ввод данных о смене должности и т.д.

Аналитика

Быстрый сбор и обработка большого объема данных, в том числе из legacy-систем, подготовка и отправка отчетов.

Закупки

Сбор и обработка заявок по закупкам, заполнение данных в таблицах SAP, проверка подтверждений по e-mail, создание заказов.

В России самыми часто роботизированными процессами становятся процессы бухгалтерии, HR и ИТ департаментов. Сотрудники этих отделов работают с большими объемами данных и монотонной работы тут действительно много. RPA автоматизация процессов не имеет отраслевой специфики. Процессы отличаются от одной компании к другой, но в целом логика остается примерно той же. — Алексей Трефилов, директор ELMA

Внедрение RPA

Программные роботы моделируются в визуальной среде, рассчитанной на аналитиков и отраслевых специалистов, а не на программистов. Как правило, внедрение RPA занимает кратно меньше времени, чем внедрение классических инструментов автоматизации на решение этой же задачи.

Основные преимущества: